יום שבת, 12 באפריל 2014

יחידת המידע בארגון - מה חושבים עלינו? ומה אנחנו יכולים לעשות עם זה...

מרי אלן בייטס, אולי אחת המידעניות המוערכות ביותר בעולם המידענות, כתבה מאמר על הערך המוסף של יחידת המידע בארגון בעקבות מחקר שערכו ה - SLA יחד עם ה - Financial Times.
 
גם המחקר וגם המאמר מעלים שאלות חשובות שאני לפחות עוסקת בהם -15 השנים האחרונות.
המחקר כלל 700 מידענים ו-100 בכירים בארגונים והתמקד בבעיות העיקריות שאיתם הם מתמודדים בתחום המידע.
 
המידענים ענו שהם מתמודדים עם שתי בעיות עיקריות
  1. כיצד אפשר להוכיח את הערך של השירותים שלהם בארגון.
  2. חוסר ההבנה בארגון לשירותים שאותו מספק המידען
זה לא חדש, כל מי שעוסק בתחום המידענות יודע שאילו הבעיות שאנחנו מדברים עליהם כל הזמן.
לעומת זאת בכירים בארגונים טענו שהם מתמודדים עם :
  1. עודף מידע או עומס מידע
  2. כיצד מסננים את המידע? או במילים אחרות, איך הם יכולים למצוא מעין מסננת דרכה הם יכולים להעביר את כמויות המידע שהם מצאו כדי להישאר רק עם מידע איכותי ורלבנטי
מדהים, לא? הרי זה בדיוק מה שמידענים אמורים לעשות.

אז איך זה שיש כזה קונפליקט? איך אנחנו עדיין (!) לא מצליחים לגרום לעובדים בארגון להבין שבמקום להסתמך על יכולות החיפוש שלהם ולטבוע בכמות בלתי נסבלת של תוצאות החיפוש בגוגל (או בכל מנוע חיפוש אחר) הם יכולים לפנות למידען שלהם בארגון.
מרי אלן טוענת שיש לכך שתי סיבות.
האחת, כנראה המידע שאנחנו מספקים אינו מידע שמוביל לפעולה כלומר, הוא כללי מדי.
השנייה, אנחנו לא מספיק מתקשרים לעובדי הארגון מה באמת אנחנו עושים.

אז אנחנו יכולים לצקצק בלשון ולהגיד שלא מבינים אותנו, אנחנו יכולים להמשיך לעשות את מה שאנחנו עושים או שאנחנו יכולים לפעול כדי לשנות.
מה עושים? או, טוב ששאלתם, הנה כמה תשובות אפשריות.

חלק א' - איך אפשר לעזור ללקוחות שלנו עם עומס המידע
  •  כשאנחנו מקבלים שאלת מחקר, חוץ מראיון הלקוח כדי להבין את שאלת המחקר, אנחנו צריכים להבין טוב יותר מה אמור לקרות עם המידע שאנחנו מספקים. כלומר, להבין את המטרה לשמה ביקשו מאיתנו את המידע.
  •  המידע חייב לכלול לא רק מידע טקסטואלי אלא גם מידע ויזואלי
  •  המידע חייב לכלול תובנות שיעזרו למקבלי ההחלטות לא רק כמידע שהוא NICE TO HAVE אלא מידע שעושים איתו משהו קונקרטי.
  •  דו"ח חיפוש המידע שלנו צריך להתאים לתהליך העבודה של הלקוח שלנו. לדוגמא, אם הוא כותב מצגת שהוא צריך להציג בפני מקבלי החלטות או בפני לקוח חשוב, למה שלא נציג לו את המידע שלנו בפורמט של מצגת גם כן?
חלק ב',  איך מטפלים ברלבנטיות של מידע ועוד יותר חשוב, איך גורמים לעובדי הארגון להבין שכדאי להם לפנות אלינו?
  •  אפשר לבנות מצגת של 15 דקות עם הסברים כיצד אפשר להשתמש בכלי החיפוש המתקדמים של גוגל כדי לקבל תוצאות רלבנטיות ואיכותיות יותר. הרווחנו פעמיים, גם עזרנו לעובדים וגם דאגנו לכך שהם יפנימו שיש מקצוען בתחום המידע בארגון.
  •  שתפו את הלקוחות שלכם – בנו יחד איתם תבניות (או בלעז, טמפלייט) להצגת המידע. תאמו ציפיות  - איך הם רוצים לקבל את המידע.
  • בנו אתר בתוך הפורטל בארגון עבור יחידת המידע שלכם. העלו לשם חומרים שעשויים להועיל לעובדי הארגון. 
  • עודדו אותם לפנות אליכם עם חיפושי מידע מורכבים (כי בינינו, חיפושי מידע פשוטים הם יכולים לעשות בעצמם)
  •  היו פרואקטיביים  - קבעו ביומן פגישות באופן קבוע עם קבוצות בארגון כדי לספר לכם על השירותים שלכם.
  •  אספו דוגמאות של עבודות שעשיתם לאחרים ומה הם עשו עם המידע שסיפקתם.
  • בקשו משוב על עבודות שעשיתם. אל תשכחו, היו קצרים ככל האפשר. שאלו כמה שאלות פשוטות כמו למשל: האם קיבלת האם קיבלת את המידע שביקשת? עד כמה היה קל להתמצא במידע? איך אפשר לעשות את זה יותר טוב?
שלא תטעו, אילו משימות לא פשוטות. צריכים להיות פרוקאטיביים, יצירתיים, לבנות תוכנית שיווק ועוד ועוד.
ועוד דבר, אילו לא משימות חד פעמיות, אילו משימות יום יומיות ומתמשכות. אבל התוצאה שווה.

 עצות ורעיונות נוספים איך לקדם את יחידת המידע בארגון? אשמח מאד לשמוע את דעתכם.

חג שמח !!!
 
 - המאמר של מרי אלן:

Please Insert Value Here: Reactions to the FT/SLA Value Report
Bates, Mary EllenOnline Searcherhttps://mail.google.com/mail/u/0/?pli=13 8.1https://mail.google.com/mail/u/0/?pli=1(Jan/Feb 2014

 לינק למחקר המלא, כאן (הורידו אותו חינם!)